お元気ですか。2人の女の子を育てるワーママのさなです。
ワーママにとって、仕事の効率化は欠かせません。保育園のお迎えというタイムリミットがあるからです。
終わらなかった仕事を、お迎えがあるからと言って他の人に振って先に帰っているようじゃ、周りを不愉快にさせて世のワーママの立場は悪くなるばかりです。
では、仕事を効率的に終わらせるにはどのようにしたらいいのでしょうか？
仕事を効率的に終わらせる7つの方法
仕事を依頼されたら必ず期限を確認しよう
毎月の決まった仕事の他に、突発的に仕事を依頼されることがあると思います。急ぎじゃないからとか1週間くらいでとお願いされても、次の日に「もう出来た？」と言われて、今やっている仕事の手を止めて慌てて取り掛からなくてはならなくなってしまします。
必ず何月何日までに必要か確認しましょう。
仕事の期限を毎日何度も見るカレンダーに書き込もう
仕事の期限は、毎日何度も見る卓上カレンダーに書き込みましょう。毎月の決まった仕事でも期限は書き込みましょう。カレンダーに書き込む際は、毎月の決まった仕事は青、突発的な仕事は赤、会議は緑など、色分けしたら見やすいです。
1日の仕事をToDoリストで管理しましょう
1日を午前中・3時まで・終業までと３つに区切って、朝一番にその時間にする仕事のToDoリストを作りましょう。リストはメモ書き程度で大丈夫です。
終わったら消していって、余った時間はコーヒーブレイクをして、次の仕事に向けてリフレッシュをしてみてはいかがでしょうか。
決して時間的に無理なオーバーフローToDoリストにはしないようにしましょう。
整理整頓をしてデスクも心もスッキリしましょう
文房具は取りやすいところにまとめたり、不要な書類はすぐに処分したりして、デスク周りを整理整頓しましょう。
何かを探している時間は無駄な時間です。5分何かを探していたら、その時間でメールを1通送れて仕事が1つ減るかもしれません。
デスク周りだけでなく、カバンの中も整理整頓したらスマートに書類の出し入れが出来ます。
月曜日の午前中は軽い仕事で乗り切ろう
月曜日はお休みモードが抜けず、頭が働かなくてミスしがちです。月曜日の午前中は、比較的軽い仕事になるように調整しておきましょう。軽い仕事でウォーミングアップして、午後から本格始動です。
周りのアドバイスは真摯に受け止めよう
上司や同僚からのアドバイスを世間話程度にスルーせず、1回自分の頭の中で繰り返して言ってみて考えて下さい。自分では考えもしなかったような仕事効率化につながるアドバイスがあるかもしれません。それを実行することによって、仕事の効率がグンっとアップすることもあります。
周りの人からアドバイスをもらうことは、コミュニケーションです。コミュニケーションを取っておくと、忙しい時はお互い助け合うことができ、仕事の効率化にもつながります。
仕事は抱え込み過ぎないようにしましょう
ぎちぎちに仕事の予定を入れることは、終わらないかもと焦りを招いてミスにつながり非効率になってしまいます。手の空いている人に仕事を回してもらいましょう。自分の仕事が終わってから手伝えばいいのです。
仕事効率化のまとめ
仕事を効率的に終わらせるためには、仕事全体を目に見える形にして、計画的に進めることが重要です。残業ありきで仕事をするのではなく、時間内にしかもコーヒーブレイクできるくらいの仕事の計画を立てることが必要です。
仕事を効率的に終わらせて、プライベートも充実させましょう。
